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Date(s) - 15/01/2019 - 05/02/2019
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répétitions Tamerlan 22 personnes avec décor

 

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Date(s) - 12/12/2018 - 29/12/2018
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Date(s) - 11/12/2018
6:30 - 9:30

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Heure de début de la séance : 18h35

 

PRESENCES

 

Association Nom prenom présentE excuséE COMMENTAIRES
94 coins de l’ombre Lespagnol Freddo x
94 coins de l’ombre Richer Jérôme x
94 coins de l’ombre Salama Eric x
Dem. Ass. Frusciante Josef x
Dem. Ass. Tundo Alexandra
Dem. Ass. Terrier Jean
FAMO Richter Uta x
FAMO Blanchard Coé x
FAMO Arnold Taha Gertrud
FAMO Oberhänsli Mariann
FAMO Monnier Laurianne x
FAMO Bayenet Carmen x
Focus Magni Florence x
Focus Djerbi Latifa x
Konsdek Bergomi Angelo x
Konsdek Delannoy Virginie x
Konsdek Schenkel Géraldine x
Konsdek Métrailler Nadine x
La Cale Burri Mariann x
La Cale Isgro Piero x
La Cale Margel Serge
Metalus Gabriel Robin x
Metalus Schoeni Loïc
Metalus Ramalo Malik
Multiples & Projetés Germain Estelle x
Multiples & Projetés Reduto José x
Padouk Demian
Padouk Rimaz Camille x
Padouk Keller Robin
Padouk Walter Mansour
Padouk Fred Ducommun x
Padouk Delieutraz Greg
Radio Zones Musy Jean x
Séléné Gaillard Catherine x
Sphinx Polier Frederic x

 

 

ORDRE DU JOUR



Heure de début de la séance : 1

  1. Comptabilité: brève présentation des conclusions du travail d’Angelo 2
  2. Vote sur l’augmentation du taux de travail de la Permanence 3
  3. Vote sur l’acquisition de la sono proposée par Joseph pour Motta ciné 3
  4. Retour sur les instructions et l’exercice incendie du 12.11.2018 4
  5. ARZ 4

Etat du processus de mise en poursuite 4

Proposition de convoquer une AGE pour voter la question du maintien d’ARZ au sein de la Fédération 4

7 Divers 4

Site web: espace membre 4

Chroniques 4

Projet de demande subvention pour équiper la Mine 5

Demande de M. Gregori (association des parents d’élèves de l’école Chandieu concernant la décoration du sapin de Noël entre Motta et l’école 5

 

1. Comptabilité: brève présentation des conclusions du travail d’Angelo

 

personne intervention décision vote
Angelo toute la comptabilité a été mise en ordre.

les extraits de compte de ce jour montrent que la plupart des associations sont à zéro.

Les 3 plus grandes dettes par ordre d’importance: ARZ, Metalus, Multiples.

Il fera des commentaires individuels pour les associations qui ont de petits retards.

Le Comité remercie encore Angelo pour son travail.

 

2. Vote sur l’augmentation du taux de travail de la Permanence

 

personne intervention décision vote
Joseph fait un état des lieux. Cette question est débattue depuis 3 ans déjà et le constat est net: 20% ne sont pas suffisant pour assumer correctement toutes les tâches. Il a été estimé qu’il fallait doubler le poste pour assumer toutes ces tâches ainsi que la comptabilité.

Estelle s’est formée à la comptabilité.

Un travail a déjà été fait conjointement avec Angelo concernant un cahier des charges, un contrat et une estimation du coût de l’augmentation. Toutefois le travail n’a pas été finalisé et le fil s’est un peu perdu.

À ce jour Estelle a récupéré ses heures supplémentaires pendant l’été.

Estelle pour répondre à la demande du Comité, elle s’est formée à la comptabilité il y a plus d’un an et demi. Elle en comprend les bases et peut gérer la saisie comptable.

Elle précise que la comptabilité, avant qu’Angelo ne la prenne, était assurée par Philou puis Marcelle.

À ce jour, il n’y a pas de cahier des charges clairement établi, et les tâches, concernant notamment la gestion d’un bâtiment vieillissant ont augmenté.

De plus il y aurait beaucoup de travail à effectuer par exemple, le reclassement des documents et des archives papier.

Angelo a pris en charge le réaménagement de l’espace bureau et le suivi du dernier problème de chauffage. Estelle l’en remercie. Cela aurait été des tâches pour la Permanence mais les heures manquent.

La situation professionnelle d’Estelle a entre temps évolué. Elle a démarré à la rentrée un travail au parascolaire les midis en plus de son travail comme enseignante à l’école Mosaic ainsi que ses mandats hebdomadaires avec son association Godzillab. Les semaines sont à présent bien remplies, avec plusieurs travails différents à gérer dans la même journée.

À ce jour, elle ne peut donc assurer que 2h en plus par semaine.

Angelo Il faudrait augmenter la présence d’Estelle sur le site pour déjà assurer le suivi du bâtiment, des accueils etc. et la compta prend 1 à 2 h de travail par semaine.
Florence avec 2h en plus par semaine est-ce que ce serait ok pour assurer mieux la permanence sans la comptabilité?
Robin ce serait possible de faire 2h de plus de Permanence et de déléguer la compta.
Joseph Il faudrait d’abord être sûr du volume que représente le travail, qu’est-ce qu’on met dedans et combien cela coûte avant de parler de personne.
Eric doit-on séparer le poste en 2?
Angelo Jusqu’à présent, la synergie et la communication n’ont pas été suffisantes.

Il faudrait établir un plan financier afin de calculer l’augmentation du poste ainsi que d’évaluer plus précisément le besoin d’une présence sur place, faire un essai de 6 mois ou une année, puis réévaluer les besoins.

La présence et la continuité ne peut pas être fragmentée sur 2 postes.

Nadine qu’est qui pourrait être délégué aux gens de Motta?
Camille Il faudrait savoir si c’est le patron qui s’adapte à l’employé ou l’inverse.
Robin Serait-il possible de faire 8h de présence sur place et 2h de compta hors du site?
Joseph est-ce que Estelle envisagerait de lâcher le poste?
Estelle si cela ne correspond plus aux besoins de Motta, alors oui, c’est envisageable.
Mariann Ce serait mieux quelqu’un de Motta qui assure ce poste
Joseph demande à l’assemblée qui pourrait  assurer un 40% avec au moins ½ journée sur place.
Plusieurs membres disent leur indisponibilité pour assurer le poste et que cela représente beaucoup un 40%.
Angelo croit au rôle de la Permanence. Lui-même s’est impliqué beaucoup ces derniers temps car il en avait les moyens et qu’il trouve normal, au vu du faible coût de l’espace de travail, de faire du bénévolat.

Il pense que Motta aurait besoin d’un poste de Permanence à 40% avec un temps de présence de 20% sur le site.

Joseph Il est évident qu’un 20% ne suffit pas, il faut 40%.
Plusieurs personnes du Comité Est-ce que Estelle pourrait faire ces 2 heures sur place?
Robin Est-ce que Estelle pourrait faire par exemple 3h le matin à Motta puis aller au GIAP pour 2 heures puis refaire 3h l’après midi et le reste des heures, dont les 2 heures de compta chez elle?
Estelle a dû faire aujourd’hui plus d’une dizaine de kilomètres à vélo pour travailler dans 4 endroits différents: réunion para dans une école, animatrice para dans une autre, enseignante dans une 3ème et à Motta le soir.

Rajouter encore cela, c’est trop. Non, elle ne peut pas.

Nadine demande de déjà voter pour 2 heures supplémentaires.
Robin demande également de voter sur l’augmentation de 2h et dans le même temps de faire un appel d’offre pour savoir si quelqu’un pourrait prendre ce poste à 40%.
Camille craint que l’on se satisfasse des 2 heures d’augmentation alors qu’il y a besoin de plus.
Angelo est d’avis que les 2h supplémentaires devraient être affectées à la comptabilité
Joseph pense que la compta est externalisable, contrairement au suivi des dossiers, du bâtiment ou de l’accueil qui ne peuvent être assurés que par quelqu’un de l’intérieur.
Angelo en effet, mais cela a aussi un coût.
Joseph suggère de mettre au vote 2 propositions:

  1. augmentation de 2h
  2. statut quo: on reste sur 8h

Dans les 2 cas, le Bureau est chargé de d’établir ou finaliser dans les meilleurs délais: estimation des coûts d’un poste à 40%, cahier des charges, contrat.

Sur le point 1. augmentation de 2h

OUI à l’unanimité

 

3. Vote sur l’acquisition de la sono proposée par Joseph pour Motta ciné

personne intervention décision vote
Joseph le projet de Motta ciné a besoin d’une sono. Joseph a trouvé une petite H4 polyvalente qui peut être utilisée pour d’autres choses. Coût: 1200 euros. Joseph envoie la référence à Estelle pour l’achat OUI à l’unanimité

 

4. Retour sur les instructions et l’exercice incendie du 12.11.2018

personne intervention décision vote
Plusieurs personnes ayant participé à l’exercice 18 personnes présentes à l’exercice incendie (dont des utilisateurs ponctuels): 2 minutes pour sortir. C’est ok, nous sommes dans les temps.

Rappel du protocole:

Quand une personne identifie un danger

  1. appeler le 118, les pompiers (117: la police, c’est ok, elle transmet): donner l’adresse et expliquer ce qui se passe
  2. Déclencher le bouton vert d’une des 3 alarmes (à l’étage: 1 côté droit de la porte de la cuisine, au rez: 1 à côté de la porte côté Giuseppe Motta, 1 autre à côté de la porte coulissante côté Chandieu)
  3. Pour tout le monde:

évacuer les lieux vers la sortie libre la plus proche. Sur le chemin, vérifier que l’on ne laisse personne derrière soi. Prévenir les personnes que l’on doit évacuer le bâtiment. Refermer derrière soi toutes les portes des salles vérifiées.

Si une porte est verrouillée et/ou si l’on suspecte quelqu’un d’y être enfermé, avertir les secours dès leur arrivée.

  1. rejoindre le point de ralliement derrière la sculpture de Gygi ou vers les épingles à vélo côté école afin de se mettre à l’abri des éventuelles explosions.

Si possible tâcher de garder son calme, éviter de crier, la panique engendrant plus de panique.

Freddo M. Deage nous a proposé de refaire l’exercice quand nous ne sommes pas prévenus.

Pour les espaces qui accueillent des cies: il faut leur transmettre le protocole de sécurité.

 

5. ARZ

 

  • Etat du processus de mise en poursuite

  • Proposition de convoquer une AGE pour voter la question du maintien d’ARZ au sein de la Fédération

 

personne intervention décision vote
Point a: Angelo est repassé par le travail de vérification, la dette d’ARZ est avérée. La procédure de mise en poursuite suit son cours. Les paiements 2018 semblent avoir été fait en date du 13.11.18. au vu des copies de bordereaux déposés au bureau. Angelo et Estelle vérifient ces paiements.
Point b: le Comité rappelle que considérant l’accumulation et la contestation des dettes, le non respect des consignes de sécurité de la Ville concernant les charges thermiques, les utilisations répétées du Bureau non conforme au règlement, ainsi que les menaces et l’attitude négative vis à vis de la Fédération, la question du maintien d’ARZ au sein de MottAttoM est posée. Le Comité charge le Bureau de documenter ces points.

 

6. Divers

 

 

  • Site web: espace membre

 

personne intervention décision vote
Angelo la maquette est visible. Intérêt de visualiser les activités de Motta: réunions, expositions du Projet M, fêtes, utilisation de la Mine… ainsi que les P.V. des Comités, AG, Bureaux…

Il est déjà possible de faire les résas de la Mine online. Outil de gestion global. Il va contacter la personne qui a mis en place le site pour développer ce projet, et de prendre la main

notamment d’imprimer les contrats online.

Il serait question dans le futur d’investir un peu d’argent pour développer cet outil.

Joseph C’est un outil très intéressant et qui le sera encore plus dans le futur. Ce serait idéal sera ce serait idéal que tous les espaces pourraient faire les résas online ainsi que d’agender les occupations
Camille il faudrait peut-être mettre un autre mot de passe pour l’accès membre que le wi-fi

 

 

  • Chroniques

 

personne intervention décision vote
Angelo Uta a géré la prod des cartes postales et d’un rapport d’activité. Il est question de diffuser ces cartes d’activités aux soutiens habituelles.

Chacun peut utiliser une partie des cartes postales pour faire sa com perso. Tout est à disposition au Bureau.

Organisation de la diffusion des Chroniques à un prochain Bureau

 

 

  • Projet de demande subvention pour équiper la Mine

 

personne intervention décision vote
Angelo la Mine a besoin d’être plus attractive, cela permettrait d’augmenter le taux de fréquentation.
Fred est partant à aider pour monter un dossier de demande de subvention.

 

 

  • Demande de M. Gregori (association des parents d’élèves de l’école Chandieu concernant la décoration du sapin de Noël entre Motta et l’école

 

personne intervention décision vote
Joseph Comme l’année dernière, il est question d’illuminer le sapin avec des guirlandes lumineuses créées par les élèves. Oui à l’unanimité
Camille Attention à l’hôtel à insectes: transmettre aux service des espaces verts le contact de Camille pour éviter qu’ils ne fasse des dégâts en installant les guirlandes.

 

 

  • Autre divers

 

 

Robin propose que Metalus paye 2 mois à la fois pour résorber leur dette. Le Trésorier et Le Comité sont d’accord avec cette initiative de bonne volonté pour que l’asso se mette à jour.

 

FIN DE LA SÉANCE : 21h30

 

PROCES VERBAL PRIS PAR : Estelle et Camille

 

CORRECTIONS :

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Date(s) - 08/01/2019
6:30 - 9:30

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Date(s) - 12/02/2019
6:30 - 9:30

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Date(s) - 12/03/2019
6:30 - 9:30

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6:30 - 9:30

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Date(s) - 14/05/2019
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6:30 - 9:30

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Date(s) -
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